Asana offre ai leader esecutivi visibilità sulla roadmap e sulle prestazioni della nostra organizzazione, in un unico posto.

Saverio Ferme, Senior Vice President, Global Service Operations

In che modo Asana aiuta Coupa a lavorare in modo più intelligente

Mostrare all’organizzazione ciò che è possibile fare con un PMO e Asana

Oggi, le iniziative di Value Services future e in corso vengono monitorate su Asana, aiutando i clienti a raggiungere i loro obiettivi aziendali, dall'implementazione di Coupa all'adozione e oltre. I progetti includono l'implementazione di nuovi strumenti come un CMS, un sistema di gestione dell'apprendimento e una piattaforma di comunicazione con i clienti per gli account manager.           

Ora i team di Value Services possono richiedere supporto per la gestione dei progetti e del programma al PMO tramite un sistema end-to-end su Asana che porta i progetti dalla richiesta alla roadmap fino alla consegna.

Richieste standardizzate per una migliore definizione delle priorità

La ricezione semplificata del lavoro aiuta i team a muoversi più velocemente

Prima di Asana, non esisteva un processo standardizzato per il monitoraggio e la gestione delle iniziative in tutta l'organizzazione di Value Services. L'organizzazione aveva bisogno di un processo di ricezione formale che aiutasse a organizzare e assegnare le priorità alle richieste in modo allineato e obiettivo.

Ora, affinché il PMO prenda in considerazione una richiesta di supporto, un team di Value Services deve inviare la propria iniziativa tramite un modulo Asana che sottopone il progetto a un sistema di assegnazione del punteggio di priorità. Questo sistema ha facilitato un processo decisionale più rapido e obiettivo su come distribuire le risorse. Il modulo di Asana aiuta inoltre il team PMO a raccogliere in anticipo informazioni importanti su un progetto, in modo da poter iniziare a lavorare più velocemente. 

Definizione semplificata delle priorità del progetto

• Il team raccoglie tutte le informazioni necessarie per avviare le richieste con un modulo di ricezione di Asana, che richiede dettagli come il caso d'uso aziendale, gli sponsor esecutivi, i team coinvolti, le tempistiche e l'eventuale necessità di supporto tecnico. 

• Il modulo richiede inoltre a chi invia la richiesta di associare l'iniziativa ad almeno uno dei tre obiettivi aziendali, garantendo che il nuovo lavoro sia allineato alle priorità dell'azienda.

• Il team PMO utilizza le risposte ai moduli per creare un numero di priorità generale che aiuta a classificare l'iniziativa rispetto alle altre.

• Quando un modulo viene inviato, crea un'attività corrispondente che va in una bacheca di ricezione dei progetti su Asana, dove il team PMO esamina la richiesta e la sua classificazione in base alla priorità.

Abbiamo apportato un grande cambiamento nel modo in cui gestiamo le richieste per il PMO. Abbiamo inserito il punteggio di priorità nel nostro modulo di ricezione di Asana. Abbiamo eliminato la soggettività dal processo di assegnazione della priorità e abbiamo semplificato il lavoro ad alto impatto nella nostra roadmap organizzativa.

Maya Khalidi, Manager, PMO

Miglioramento dell'allineamento e dell'esecuzione della roadmap

Una migliore visibilità aiuta i leader a pianificare il lavoro in programma

La roadmap di Value Services acquisisce e monitora tutto il lavoro in programma e in corso, offrendo alla leadership una visione di ciò che è in arrivo per l’organizzazione. In questa fase preliminare, il team può allineare tutti gli stakeholder, raccogliere i requisiti del progetto e concordare i traguardi.

Creazione efficiente delle roadmap dei progetti

I leader possono visualizzare ogni iniziativa imminente, rappresentata da un'attività nel progetto Roadmap di Value Services.

• I campi personalizzati facilitano l'ordinamento, il filtraggio e la creazione di resoconti sul lavoro. Questi campi vengono compilati automaticamente dal modulo originale e includono il livello di priorità, lo stato di approvazione, il trimestre di consegna e l'obiettivo strategico a cui è associato.

• Per le iniziative che richiedono il supporto del team PMO dei servizi tecnici, una sottoattività Asana viene automaticamente assegnata al team dei servizi tecnici per l'approvazione, garantendo l'allineamento interfunzionale delle priorità della roadmap e la visibilità in entrambe le organizzazioni PMO.

• Quando il lavoro inizia, il PMO converte automaticamente l'attività di Asana in un progetto di Asana. Ciò mantiene la continuità preservando le informazioni storiche dall'invio del modulo originale.

Il cambiamento più grande che ho visto con Asana è che non lavoriamo in compartimenti stagni e c’è molta più visibilità. Tutti sono passati da “Cosa è meglio per il mio team?” a ‘Cosa è meglio per l’azienda?’

Rhonda Cusack, Senior Project Manager, PMO

Pianificazione semplificata dei progetti e monitoraggio dell'avanzamento in tempo reale

La reportistica in tempo reale mantiene il lavoro sotto controllo

Il PMO di Coupa aveva bisogno di un modo efficiente per creare resoconti sullo stato dei progetti tra i team, avere chiarezza su chi sta facendo cosa e per quando, ed evitare che il lavoro venisse trascurato.

Monitoraggio dinamico dei progetti e dell'avanzamento

• I nuovi progetti vengono aggiunti automaticamente al portfolio “In-flight” del team PMO su Asana, che mostra tutti i progetti attivi a colpo d’occhio. È facile vedere le date di scadenza, lo stato, quali team di Value Services sono interessati e altro ancora.

• I team possono collaborare e monitorare il lavoro nel progetto di Asana, e ogni due settimane vengono pubblicati aggiornamenti di stato dettagliati per ogni progetto.

• Il team PMO ha creato un modello coerente per questi aggiornamenti, che include l’obiettivo, i risultati ottenuti nelle ultime due settimane, gli ostacoli che richiedono attenzione e i passaggi successivi.

• Per garantire una reportistica coerente delle principali metriche di performance dell'organizzazione, il team ha creato una Dashboard che monitora il lavoro in tutto il portfolio “In-flight”, come il numero di progetti attivi per team, il numero di progetti per categoria di stato e la percentuale di progetti consegnati in tempo.

• I progetti completati vengono spostati in un portfolio “progetti completati” su Asana.

L'utilizzo di Asana per il nostro processo di ricezione delle proposte di progetto e di definizione delle priorità, per la roadmap organizzativa e per il monitoraggio dei progetti in corso è stato rivoluzionario. Siamo in grado di gestire i progetti dalla richiesta alla consegna rapidamente e di scalare al ritmo della nostra azienda.

Maya Khalidi, Manager, PMO

Da quando è stato istituito il PMO con Asana come infrastruttura, si stima che l’organizzazione Value Services di Coupa abbia aumentato il proprio risparmio di Tempo totale del 658% dal 2020 al 2023. Il PMO aiuta i suoi team a crescere e offre ai dirigenti visibilità sulle iniziative in tutta l'organizzazione, attraverso una roadmap con priorità e resoconti standardizzati sullo stato di avanzamento. Il trasferimento dei processi su Asana ha semplificato la collaborazione tra il PMO e i team con cui lavora, contribuendo a risparmiare circa 135 giorni lavorativi all'anno, che in precedenza venivano dedicati al lavoro e ora sono impiegati per generare un impatto maggiore. 

Il PMO continuerà a mostrare il valore di Asana e della gestione dei progetti ai team di Coupa, aiutandoli a generare un impatto maggiore mentre l'azienda lavora per realizzare la sua visione di rendere ogni dollaro aziendale speso più efficace, equo e sostenibile.